La digitalizzazione dei documenti e la gestione di un ufficio digitale non sono solo positive per l'ambiente, ma fanno anche risparmiare molto tempo che altrimenti impiegheresti a cercare tra cartelle su cartelle. Tuttavia, molte scansioni contengono solo immagini dei documenti. Queste non possono essere cercate, a parte il nome del file.
Rendendo una scansione ricercabile, viene aggiunto un ulteriore livello di testo all'immagine scansionata, creando un cosiddetto PDF ibrido. Questo livello di testo consente di cercare parole chiave, importi e altri numeri, nomi o argomenti all'interno del PDF.