การแปลงเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัลและการทำงานแบบสำนักงานดิจิทัลไม่เพียงดีต่อสิ่งแวดล้อมเท่านั้น แต่ยังช่วยประหยัดเวลาที่ปกติใช้ค้นหาเอกสารในโฟลเดอร์ต่างๆ อีกด้วย อย่างไรก็ตาม สแกนจำนวนมากมีเพียงภาพของเอกสารเท่านั้น ซึ่งไม่สามารถค้นหาได้ ยกเว้นจากชื่อไฟล์
เมื่อทำให้ไฟล์สแกนสามารถค้นหาได้ จะมีการเพิ่มเลเยอร์ข้อความลงบนภาพสแกน กลายเป็นไฟล์ที่เรียกว่า hybrid PDF เลเยอร์ข้อความนี้ช่วยให้คุณค้นหาคำสำคัญ จำนวนตัวเลข ชื่อ หรือหัวข้อต่างๆ ภายใน PDF ได้